Beneficios
Con la intención de poner en marcha un repositorio digital en Ciencias Sociales de México y América Latina es conveniente que el donante sepa que el BIIACS se encargará de resguardar, preservar, conservar y curar la información recibida para tenerla disponible en su formato original.
Antes de recibir una base de datos, el donante deberá verificar que la información esté completa, es decir, que deberá contener como mínimo un cuestionario con las preguntas originales, una Base de Datos que contenga la información necesaria acerca del conjunto de datos, tales como número de variables y número de registros, instrucciones adicionales o aclaraciones sobre problemas que presentara la base de datos y que el donante considera importante que se conozca, finalmente la sintaxis o el libro de códigos (codebook).
Con la información antes descrita se procede a realizar una copia del original para hacer las modificaciones que se consideren necesarios y se resguarda el original, ya que al final del proceso será clasificado para su fácil recuperación. Como primer paso dentro de la preservación se realiza la descripción del material en un registro para procesar, sistematizar y almacenar la información y hacerla accesible al público.
La curación comienza con la verificación de la información dentro de la Base de Datos y la sintaxis, cotejando que la información corresponda en ambas partes de acuerdo con el cuestionario. Si algo se presentara de forma incorrecta se realizarán los cambios necesarios y así poder correr las frecuencias y tenerlo listo para ser integrado a un archivo digital. La curación se refiere a pulir la información para que el usuario no tenga problemas en su consulta.
La necesidad de establecer estándares en los diferentes formatos digitales, así como el adecuado almacenamiento, tienen un papel esencial para la preservación del acceso a la información digital en el futuro.
En conclusión se resguarda para conservar y preservar el material.